Kiponniemen toimintakeskuksen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Vapaakirkko / Kiponniemen toimintakeskus
Y-tunnus: 0114470-0
Kiponniementie 84,
41940 Vesanka

Toimiston puhelin: 040 772 2844
Nettisivut: kiponniemi.fi

Kiponniemen asiakasrekisteriin ja rekisteröidyn tiedon käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on toiminnanjohtaja Juhani Ilkka, puh. 040 768 4475.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperusteet

Kiponniemen toimintakeskus (myöhemmin Kiponniemi) käsittelee henkilötietoja alla lueteltuihin tarkoituksiin:

• • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen erinomaisen asiakaskokemuksen aikaansaamiseksi
  • tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja tuottaminen
  • sopimussuhteen mukaisten palveluiden hoito asianmukaisesti
  • asiakashyödyn parantamiseksi ja lisäarvon tuottamiseksi asiakassuhteessa
  • asiakaskyselyissä paremman palvelun ja asiakaskokemuksen varmistamiseksi ja kehittämiseksi

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lainmukaisiin perusteisiin:

• • sopimussuhteeseen Kiponniemen ja asiakkaan välillä (asiakasrekisteri)
  • rekisteröidyn omaan suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun Kiponniemen erikseen pyytämään suostumukseen (esim. uutiskirjeen tilaus nettisivujen kautta)
  • lakisääteiseen velvoitteeseen (esim. matkustajailmoitus täysi-ikäisten majoittujien osalta)
  • Kiponniemen oikeutettuun etuun, jossa käsitellään henkilötietoja. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi
    • Kiponniemen sähköinen suoramarkkinointi, jota kuitenkin tehdään ainoastaan tähän rekisteröityneen kuluttajan suostumuksella
    • Kiponniemen asiakasviestintä, jossa tiedotetaan asiakkaita keskuksen palveluista ja tuotteista
    • Kiponniemen tukirenkaan henkilörekisteri. Tukirengas on Kiponniemen ystävistä koostuva joukko, joka tukee Kiponniemen toimintaa monella eri tavalla. Kiponniemen tukirenkaaseen pitää erikseen liittyä. Toimintaan on siis rekisteröidyn vahva suostumus.

Rekistereiden sisältö

• • Matkustajailmoitus
    • • Jokaiselta täysi-ikäiseltä majoittuvalta matkustajalta kerätään Matkustajailmoituslomakkeella nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, osoite
      • Matkustajailmoitus on lainmukainen velvoite majoitus- ja ravitsemistoimintaa harjoittaville toimijoille. Matkustajailmoitukset kerätään matkustajarekisteriin, jota säilytetään Kiponniemen toimistossa. ”Matkustajarekisteri” on analoginen paperilla täytetyistä Matkustajailmoituksista muodostuva tallenne, jossa ei ole hakumahdollisuuksia.
      • Tiedot säilytetään yhden vuoden matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä. Sen jälkeen ne hävitetään polttamalla.
      • Matkustajailmoituksen sisältämiä tietoa voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Ilmoituksen tietoa ei tallenneta sähköiseen tietokantaan Kiponniemessä.
  • Asiakasrekisteri
    • Kiponniemen asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
      • Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti
      • Varauksia koskevat tiedot
      • Asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot ja mahdolliset maksuviivetiedot
      • Palveluiden laskutusta koskevat tiedot ja ohjeet
      • Tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista
      • Asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
      • Mahdolliset palautteet ja reklamaatiot
      • Mahdolliset erityisruokavaliotiedot
      • Tapahtumakohtaiset asiakaskyselyt, joiden tarkoituksena on kohdentaa tapahtuman sisältöä tai teknistä järjestelyä paremman asiakasvasteen aikaansaamiseksi
      • Asiakkaan ilmoittamat tietojen käyttökiellot
      • Järjestelmään tallentuu myös mahdolliset palautekyselyt, joihin vastaaminen on kuitenkin vapaaehtoista ja näin ollen asiakkaan oma valinta
  • Tukirenkaan rekisteri
    • Kiponniemen tukirenkaan asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
      •  Tukirenkaan jäsenen etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti
      • Tukimuoto ja mahdollinen kuukausilahjoituksen määrä
  • Postituslistat
    • Postituslistat ovat erikseen tilattavia sähköisiä tiedotuskanavia, joiden rekisteri koostuu nimestä, sähköpostiosoitteesta ja paikkakunnasta
  • Asiakastapahtumat, leirit yms. tilaisuudet Kiponniemessä
    • Yleensä asiakastapahtumissa asiakas itse kerää tapahtumakohtaiset rekisterit, jotka eivät päädy Kiponniemen tietoon eikä vastuulle. Kuitenkin Kiponniemen Pelastussuunnitelmassa edellytetään, että myös Kiponniemellä on tapahtumakohtaiset majoituslistat tapahtuman aikana. Näissä listoissa on yleensä asiakkaan nimi ja majoitustila. Näitä tietoja ei tallenneta Kiponniemen järjestelmiin.
    • Jos Kiponniemi kerää osallistujien tiedot omaan järjestelmäänsä, silloin niitä koskee ”Asiakasrekisteri” -kohdassa mainitut asiat.

Rekistereiden tietolähteet

Asiakkuutta koskevat tiedot saadaan asiakkailta itseltään mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden vastaavien kontaktien kautta sekä niistä tiedoista, jotka tallennetaan/tallentuvat tuotteiden tai palveluiden käytöstä tai asiakaskyselyihin/-tutkimuksiin osallistumisesta.

Tukirenkaan rekisteri syntyy niistä, jotka ovat nimenomaisesti halunneet liittyä tukirenkaaseen ja antavat sähköisellä/analogisella lomakkeella kysyttävät tiedot.

Postituslistojen tiedot syntyvät asiakkaan antamista tiedoista postituslistalle liittymisen yhteydessä.

Rekistereiden vastaanottajat ja käsittelijät

Kiponniemen henkilörekistereitä käsitellään vain Kiponniemen henkilökunnan toimesta. Niitä ei luovuteta eteenpäin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, ellei tietojen luovuttamiselle ole lakiperusteista syytä. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kiponniemessä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa taataan sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoinkin asianmukaisesti (ml. tukirenkaan rekisteri).

Rekistereiden siirto EU:n ulkopuolelle

Kiponniemen asiakasrekisteri ja tukirenkaan rekisteri sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytys

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun edellyttämän ajan tai tätä pidemmän ajan, jos asiakas on antanut siihen luvan tai jos asiakassuhteen hoitaminen sitä edellyttää. Tämän jälkeen tiedot poistetaan lopullisesti.

Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tiedot poistetaan kolmen vuoden jälkeen asiakassuhteen päättymisestä.

Matkustajailmoituslomakkeita säilytetään viranomaismääräysten mukaisesti yhden vuoden, jonka jälkeen lomakkeet poltetaan.

Rekistereiden suojauksen periaatteet ja riskien hallinta

Rekistereiden tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla, kuten esimerkiksi salauksilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Kiponniemen palveluksessa olevilla henkilöillä tai Kiponniemen sopimuksilla valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietokantojen käyttöä seurataan lokien avulla, johon kirjautuu käyttöaika ja -tunnukset.

Kiponniemi edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista henkilötietojen salassapitoon. Niiden käsittelyssä pyritään minimoimaan rekisteröidyille aiheutuvat riskit. Riskienhallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien havainnointi, henkilötietojen käsittelyä koskevat vaikutustenarvioinnit sekä säännöllinen henkilöstön koulutus.

Mikäli tietoturvaloukkaus sattuu, rekisterinpitäjä arvioi ja minimoi kiireellisesti rekisteröidylle mahdollisesti aiheutuvat riskit. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle, mikäli on todennäköistä, että se aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla, joka syntyy asiakassuhteesta tai henkilön nimenomaisesta toiveesta syntyneestä sopimuksesta. 

Rekisteröidyllä on käytettävissään seuraavat oikeudet:

• • oikeus päästä omiin tietoihinsa
    • rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös omista tiedoistaan, jotka ovat Kiponniemen tietokannoissa/muussa sähköisessa muodossa ja oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
  • oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
    • rekisteröidyllä on oikeus saada epätarkat ja virheelliset tietonsa oikaistuksi. Rekisteröidyllä on oikeus myös rajoittaa omien tietojensa käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa hän epäilee henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai on vastustanut henkilötietojensa yleistä käsittelyä, mutta prosessi on vielä kesken.
  • oikeus tietojen poistoon
    • rekisteröidyllä on joissakin tilanteissa oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tällaisia tapauksia voivat olla esimerkiksi:
    • rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
    • henkilötietojen käsittelyyn olisi oikeutettu etu, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole enää muuta perustetta.
    • Jos henkilötiedon käsittelyn tarve lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä. Tällainen tilanne voisi olla esimerkiksi sopimussuhteen päättyminen. Mikäli rekisterinpitäjällä on kuitenkin oikeudellinen velvoite säilyttää tietoa (esimerkiksi kirjanpitolain mukaisesti), tietoa ei voida pyynnöstä huolimatta poistaa.
  • oikeus suostumuksen peruuttamiseen
    • Asiakkaalla on oikeus antaa suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja kieltää se milloin tahansa. Tämä voidaan tehdä nettisivuilta löytyvällä tietosuojalomakkeella.
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty epäasiallisesti tai lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Kaikki tietosuojaa koskevat pyynnöt on tehtävä kirjallisesti tältä sivulta löytyvän lomakkeen avulla. Jos tietosuojaa koskevat kysymykset eivät tule kirjallisesti mainitun lomakkeen kautta, niitä ei oteta käsittelyyn. Tietosuojalausekkeet on ladattavissa myös tämän tekstin alta.